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Sekreteriat  |
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Funktionsbeschreibung Sekretariat
1. Ziel und Zweck 1.1 Aufgabenbeschreibung
 | Bearbeitung des Posteingangs (Postanlieferung am Hausbriefkasten täglich zwischen
17:00 und 20:00 Uhr) | | Bearbeitung des Postausgangs (Ablieferung der Post täglich bis 17:30 am Briefkasten
Böbingen) | | Tägliche Abholung der E-Mail-Nachrichten | | Bearbeitung der schriftlichen und telefonischen Korrespondenz | | Pflege der Kontakte in MS-Outlook | | Pflege der Aufgabenlisten in MS-Outlook | | Durchführung der Ablage nach dem definierten Ablagesystem | | Führung der Mitgliedsakten | | Erstellung der Rechnungen | | Beschaffung von Büromaterial mit Eingangskontrolle und Bewertung der Lieferanten | | Rechnungskontrolle | | Zahlung der Rechnungen per EDV | | Durchführung der Datensicherung nach der entsprechenden Arbeitsanweisung |
1.2 Fachkunde und Zuverlässigkeit Das Sekretariat muß die erforderliche Fachkunde besitzen. Die Fachkunde umfaßt
insbesondere Kenntnisse über alle Sekretariatsaufgaben sowie die Anwendung von
PC-Programmen aus dem MS-Office-Bereich. Die erforderliche Fachkunde muß
nachgewiesen werden über eine Sekretariatsausbildung bzw. Berufsausbildung im
kaufmännischen Bereich und durch Ausbildungsnachweise über die Teilnahme an
fachbezogenen Lehrgängen.
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